「ChatGPTが便利なのは分かる。でも、自分の仕事で何に使えばいいのか分からない」
そう感じている方は多いのではないでしょうか。
私は50代の現役会社員で、建築関係の仕事でChatGPTを使っています。
使い始めて分かったのは、ChatGPTは文章を一から書かせるより、たたき台を作らせることと、確認すべき項目を書き出させることで役に立つということでした。
この記事では、私が仕事で実際に便利だと感じた5つの使い方と、そのまま使える指示文を紹介します。あわせて、使ってみて困ったこと3つと、その対策もまとめました。
会議の録音から議事録を作る方法は、別の記事で詳しく紹介しています。
▶ スマホでAI議事録は作れる？iPhoneとChatGPTで実際に試した方法と文字起こしの落とし穴
※記事内の例は架空の工事を題材にしたもので、実際の案件や顧客の情報ではありません。
ChatGPTを仕事で使う前に決めていること
便利な使い方の前に、私が守っていることを3つだけ書いておきます。
- 会社の規定で認められた範囲で使い、顧客名や機密情報は入力しない
- ChatGPTの出力は「たたき台」として扱い、最後は自分で確認する
- 数字、日付、時刻は、必ず元の資料と見比べる
AIは、もっともらしい文章を作るのが得意です。そのぶん、間違いが混ざっていても気づきにくいことがあります。このあと紹介する使い方も、この3つが前提です。
ChatGPTを仕事で使って便利だったこと5選
1. 箇条書きのメモをビジネスメールに変換する
一番よく使っているのが、箇条書きのメモを、取引先へ送るビジネスメールに整える使い方です。
現場の状況を報告するとき、伝えたいことは頭の中にあっても、丁寧なメールの文章にするのは意外と時間がかかります。そこで、まずは要点だけを箇条書きでメモし、ChatGPTにメールの形へ整えてもらいます。
指示文には、条件をはっきり書くのがポイントです。
今回使った指示文はこちらです。コピーして使えます。
以下は建設工事の現場担当者が作成した箇条書きメモです。
この内容を元請会社へ送るビジネスメールに変換してください。
【条件】
・丁寧で簡潔なビジネス文書にする
・搬入予定、懸案事項、依頼事項を整理する
・日付、時刻、重量などの数値を正確に残す
・決定事項と調整中の事項を区別する
・原文にない情報を勝手に追加しない
・件名も作成する
・相手に求める回答内容を明確にする
【メモ】
（ここに箇条書きメモを貼り付ける）ChatGPTが作成したメールがこちらです。
件名、報告、懸案事項、依頼事項が見出しごとに整理され、そのまま下書きとして使える形になりました。
送る前の確認ポイント
原文と見比べると、細かな言い回しが変わっている箇所がありました。
- 原文の「搬入は13:30以降なら問題なし」が、「13時30分以降を予定しております」になっている
- 原文の「製作進捗は約80％」に、「全体の」という言葉が補われている
どちらも大きく意味が変わるものではありません。ただ、「問題なし」と「予定している」では、相手が受け取るニュアンスが少し違います。「原文にない情報を追加しない」と指示していても、こうした小さな変化は起こります。送信前には、数字と日付だけでなく、言い回しも原文と見比べるようにしています。
2. 家具の重量を構成材料の比重から計算する
図面に描かれた家具の重量を知りたいとき、使われている材料と寸法から重さを概算する計算にもChatGPTを使っています。
部材ごとに体積を出し、材料の比重をかけて合計する計算は、考え方は単純でも、部材が多いと手間がかかります。
指示文の例です。
以下の家具の重量を、部材ごとの体積と材料の比重から計算してください。
【条件】
・部材ごとに「寸法 → 体積 → 重量」の途中式を表示する
・比重は下記の値を使い、勝手に変更しない
・最後に合計重量を出す
・単位をそろえて計算する
【部材と材料】
（部材名、寸法、材料、比重を書く）注意点
- 比重は、根拠のある数値を自分で調べて渡す（AIが示す比重をそのまま使わない）
- 途中式を表示させ、Excelや電卓で検算する
- 金物や塗装など、計算に入れていない部分がないか確認する
AIは計算を間違えることがあります。途中式を出させると、どこで間違えたのかを自分で確認できます。
また、ここで出す重量はあくまで概算です。床の耐荷重や転倒防止など、安全性に関わる判断には使いません。そうした判断は、設計者やメーカーが示す数値や資料にもとづいて行います。
3. 官公庁への質疑のまとめと、打合せ資料の作成
官公庁へ質疑を出すときの内容の整理と、打合せで使う資料の下書きにもChatGPTを使っています。
確認したいことをメモで書き出すと、似た内容が重なっていたり、聞きたいことがあいまいになっていたりします。ChatGPTに整理してもらうと、質疑の項目がまとまり、打合せで何を確認すべきかがはっきりします。
指示文の例です。
以下のメモをもとに、官公庁への質疑事項を整理してください。
【条件】
・質疑を1項目ずつ番号付きで書く
・各項目に「質疑内容」「質疑の理由」「回答してほしいこと」を書く
・内容が重なる項目はまとめる
・メモにない内容は追加しない
・あいまいな点は「要確認」と書く
【メモ】
（確認したいことを箇条書きで貼り付ける）整理した質疑をもとに、「打合せの目的」「確認事項」「当日決めたいこと」を1枚にまとめた資料の下書きも作れます。
注意点
- 公開されていない計画や個人情報は入力しない
- 官公庁に出す文書は、表現や敬語を自分で最終確認する
4. 建築基準法・消防法の図面チェックで確認事項を書き出す
図面を法令の観点で確認するとき、チェックすべき項目を書き出す作業にもChatGPTを使っています。
ポイントは、適合しているかどうかの判断をAIに任せないことです。ChatGPTには、建物の用途や規模などの条件を伝え、「確認すべき項目のリスト」を作ってもらいます。そのリストを見ながら、自分で図面と法令を確認します。
指示文の例です。
以下の条件の建物について、建築基準法と消防法の観点から
図面で確認すべき項目を書き出してください。
【条件】
・項目ごとに、関係する法令名を書く
・根拠となる条文が不確かな場合は「要確認」と書く
・適合・不適合の判断はしない
【建物の条件】
（用途、規模、階数、構造などを書く）注意点
- AIが示す条文番号や基準の数値は、間違っていることがある
- 法令は改正されるため、最新の条文や所管の行政庁・消防署の基準で確認する
- AIのリストは「確認漏れを減らすための道具」として使い、判断は自分で行う
また、AIが書き出したチェックリスト自体にも、抜け漏れがあり得ます。リストにない項目を「確認しなくてよい」という意味ではありません。既存のチェックシートや法令の条文と照らし合わせて使うことが大切です。
5. 入札要領書を要約する
ページ数の多い入札要領書を読むときにも、ChatGPTで要点をまとめています。
全体を読む前に要点を押さえておくと、どこを重点的に読むべきかが分かります。
指示文の例です。
添付した入札要領書を要約してください。
【出力項目】
・入札の日程（公告、質問受付、提出期限、開札など）
・参加資格
・提出書類
・提出方法
・失格や無効になる条件
・特に注意すべき点
【条件】
・日付、時刻、金額は原文どおりに書く
・記載が見つからない項目は「記載なし」と書く
・読み取れない箇所は推測せず「判読不可」と書く注意点
- 締切の日時や提出方法は、必ず原本で確認する
- 要約はあくまで読む前の地図として使い、原本の確認を省略しない
使ってみて困ったこと3つと対策
便利な一方で、仕事で使ってみて困ったこともあります。
1. 伝えていないことを勝手に判断して作ってしまう
情報が足りないとき、ChatGPTは聞き返さずに、それらしい内容で埋めて文章を作ることがあります。こちらが詳細を伝えきれていない部分ほど、この傾向が出ます。
対策：指示文に次の一文を入れています。
不明な点や情報が足りない点は、推測で補わずに、作成する前に質問してください。2. 添付資料の読めない文字を勝手に解釈してしまう
PDFや画像を渡したとき、文字がつぶれて読み取れない箇所を、ChatGPTが推測で読んでしまうことがありました。数字や日付でこれが起きると、大きな間違いにつながります。
対策
- 「読み取れない箇所は『判読不可』と書いて、推測で埋めない」と指示する
- できるだけ文字がはっきりしたファイルで渡す
- 重要な数字や日付は、原本と見比べる
3. 反対意見を言うと、すぐに同調してしまう
やり取りの中で、ChatGPTの回答に「それは違うのでは？」と反対意見を出すと、すぐに「おっしゃるとおりです」と同調してくることがあります。こちらの意見が正しいとは限らないのに、です。
これでは、自分の考えを確認する相手として使えません。
対策：次のように頼んでいます。
私の意見に合わせる必要はありません。
あなたの最初の回答と私の意見を比べて、
どちらが妥当か、根拠を示して答えてください。このように、根拠を示して判断するよう求めると、安易な同調を減らせます。
50代が無理なくChatGPTを使い続けるコツ
- いつもの仕事の中で「面倒だと感じている一工程」から試す
- うまくいった指示文はメモしておき、次からは使い回す
- 最後の確認は、必ず自分で行う
最初から大きな仕事を任せようとすると、出力の確認が大変になり、かえって手間が増えます。メールの下書きのような小さな作業から始めると、AIの得意なことと苦手なことが見えてきます。
まとめ｜ChatGPTは「下書き」と「確認漏れ探し」で使う
私が仕事でChatGPTを使って便利だと感じたのは、次の5つです。
- 箇条書きのメモをビジネスメールに変換する
- 家具の重量を構成材料の比重から計算する
- 官公庁への質疑をまとめ、打合せ資料を作る
- 建築基準法・消防法の図面チェックで確認事項を書き出す
- 入札要領書を要約する
どれも、ChatGPTが作ったものをそのまま使うのではなく、たたき台や確認リストとして使い、最後は自分で判断しています。
AIは、勝手に情報を補ったり、すぐ同調したりする癖があります。その癖を知ったうえで指示文を工夫すれば、50代からでも仕事の強い味方になります。
会議の議事録をChatGPTで作る方法は、こちらの記事で紹介しています。
▶ スマホでAI議事録は作れる？iPhoneとChatGPTで実際に試した方法と文字起こしの落とし穴
これからも「大人のAI実践室」では、50代会社員の立場から、実際に試して分かったAI仕事術を紹介していきます。
